Je kent het vast wel… Je hebt grootse plannen en wil aan de slag met een flinke klus vandaag. Je hebt je agenda vrij gehouden en hebt de hele dag de tijd om eens lekker op je gemak de uitdaging aan te gaan.
Maar dan zijn daar de belletjes, mailtjes, vragen van collega’s en spoedjes die alwéér roet in het eten gooien. Uiteindelijk is het weer niet gelukt.
Hoe kan het toch dat je geen grip hebt op je dag en deze geregeerd wordt door externe factoren?
In dit artikel help ik je efficiënter te werken met een aantal simpele tips zodat je morgen wel de zaken af hebt die je af wilt hebben.
Concentratie
Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde Nederlander een aandachtsspanne heeft van maximaal 20 minuten en daarmee dus gemiddeld genomen maar 20 minuten geconcentreerd kan zijn op 1 onderwerp.
Een belangrijk onderdeel van effectiviteit in je werk is concentratie. De tegenhanger van concentratie ken je vast goed.
Juist. Afleiding!
Afleiding is het monster der improductiviteit dat altijd om het hoekje staat te wachten op een moment van onoplettendheid. Dan slaat hij toe en zorgt ervoor dat jouw concentratie hard verstoord wordt.
Wat kan je daar nou tegen doen? Hoe kan jij ervoor zorgen dat je geconcentreerd blijft werken?
Hieronder vind je de grootste concentratiekillers die jou de das om doen.
De grootste concentratiekiller is het ontvangen van e-mail.
De meeste mailprogramma’s zijn zo ingesteld dat je nooit belangrijke e-mails hoeft te missen. Bij binnenkomende e-mails ontvang je een notificatie en laat de software via cijfers zien hoeveel ongelezen e-mails je nog hebt.
Dit is verschrikkelijk voor je productiviteit!
Het openen en lezen van een afzonderlijke e-mail kost je namelijk 2 à 3 minuten, maar door de afleiding van hetgeen waar je mee bezig was kost het je 5 minuten.
Stel je voor dat je 20 van dit soort e-mails op een dag ontvangt. Dat betekent dat het simpelweg openen en bekijken van deze e-mails en daarna teruggaan naar het werk waar je mee bezig was je 100 minuten per dag kost.
Zonder resultaat! Want er is nog geen actie ondernomen op de e-mails.
TIP : Kies e-mail momenten
Pak 2 tot 3 momenten per dag om je e-mail te bekijken en antwoord te geven op de urgente zaken en om overige zaken in te plannen in je agenda.
Zet verder je e-mailprogramma uit! Waaaatt….?
Je hoeft helemaal niet elk moment beschikbaar te zijn en reageert nog steeds binnen een paar uur op e-mails. Het niet meer ontvangen van meldingen en notificaties heeft daarentegen enorm positieve gevolgen voor je concentratie.
Een goede oplossing is ook om gebruik te maken van regels in je e-mailprogramma. Je kan bijvoorbeeld instellen dat alle e-mail die je van een bepaalde klant ontvangt als gelezen worden aangemerkt en gemarkeerd worden zodat je later snel en makkelijk die e-mail terug kan vinden en kan verwerken.
Telefoon
Vaak wil je als bedrijf constant bereikbaar zijn voor klanten en is het niet mogelijk om de telefoon gewoon “uit” te zetten.
Maar toch kan je ook hier een stuk efficiënter mee omgaan. Spoedzaken kan je wellicht niks aan veranderen, maar ook de meeste telefoontjes zullen geen spoed hebben.
TIP : Structureer telefoonverkeer
- Plan pro-actieve belmomenten in om je klanten te bellen. Daarmee geef je een positief signaal af naar je klant en bepaal je zelf het moment dat je belt.
- Communiceer duidelijk wanneer je beschikbaar bent. Zo weten klanten op welk moment van de dag je het beste te bereiken bent en zullen ze je minder op ongunstige momenten bellen. Dit kan bijvoorbeeld via je e-mailhandtekening.
- Maak afspraken met collega’s. Ben je echt druk bezig, laat dan een collega de telefoon opnemen en gegevens noteren voor een terugbelafspraak. Is je bedrijf wat groter, dan kan je dit met een secretaresse oplossen.
- Beoordeel de urgentie. Is het telefoontje niet urgent, vraag de klant dan of je hem op een later tijdstip terug kan bellen. Doe dit dan ook echt.
Collega’s
Vaker NEE zeggen is volgens velen de oplossing tot een betere workflow.
Onzin! (hoewel het voor mensen die veel te veel JA zeggen wel werkt natuurlijk).
Vragen van collega’s zijn goed, maar helaas vaak niet op het goede moment…
TIP : Zeg dus niet vaker NEE, maar zeg vaker NU EVEN NIET.
De vraag van je collega oppakken, op een moment dat jou beter uitkomt, zorgt voor meer rust tijdens je werk en vergroot de aandacht die je hebt om een goede oplossing te bieden voor het probleem.
Notificaties
We willen altijd up-to-date zijn van de laatste ontwikkelingen. Het direct verkrijgen van updates en notificaties wordt een steeds belangrijker deel van ons leven.
Maar qua efficiëntie is het dodelijk.
Facebook, e-mail, Whatsapp, Spotify, software updates en je online agenda. Allemaal geven ze dagelijks notificaties die jouw concentratie verbreken en je tijd kosten.
TIP: Weg met notificaties!
Open alle programma’s die je notificaties sturen en zet de notificaties uit via instellingen. Dat zal je veel onderbrekingen en tijd schelen.
Werkomgeving
Je werkomgeving heeft een enorm effect op je productiviteit en concentratie.
Werk je bijvoorbeeld in een grote open ruimte met veel collega’s dan is de kans veel groter dat je snel afgeleid bent dan wanneer je met 1 andere collega in een kamer zit.
Er zijn een aantal factoren die meespelen binnen je werkomgeving:
- Open/gesloten ruimte. Open ruimtes zijn vaak gehoriger en rumoeriger dan gesloten ruimtes.
- Muziek. De soort muziek en het volume van muziek kan je concentratie sterk beïnvloeden. Radio leidt bijvoorbeeld meer af dan Spotify doordat er veel in gesproken wordt. Daarnaast lijkt rustige muziek beter te zijn voor de concentratie dan harde/chaotische muziek.
- Paden. Werk je op een plek waar veel mensen langslopen op weg naar de WC of om koffie te halen dan word je sneller afgeleid.
TIP : Creëer een optimale werkomgeving
Zorg ervoor dat de randvoorwaarden voor een goede werksfeer aanwezig zijn (voor jou) binnen je bedrijf.
Jezelf overgeven aan een gehorige ruimte, met collega’s die luid telefoneren en hardrock muziek op de achtergrond zal waarschijnlijk enorm ten koste gaan van je effectiviteit.
Wees creatief en bedenk iets wat werkt voor jou.
Bespreek dit met collega’s en leidinggevenden zonder dat dit ten koste gaat van het plezier op de werkvloer, want dat is ook belangrijk!
Lifehack jouw werkwijze!
Heb je wel eens van de term “lifehacken” gehoord?
Nee..?
Dit betekent het makkelijker maken van jouw persoonlijke leven of werk door middel van slimme en snelle tools.
Voordelen daarvan zijn dat deze tools vaak zorgen voor een besparing van tijd, moeite en gedoe en je meer plezier en efficiëntie opleveren.
Wil ik, wil ik, wil ik… Oke! Dan doen we daar toch wat aan.
Hieronder vind je een aantal “Lifehacks” die jouw efficiëntie ten goede gaan komen!
- Evernote (https://evernote.com)
Handige tool om al je werk en informatie te centraliseren en makkelijk te presenteren aan anderen op elk apparaat. - Focus@will (https://www.focusatwill.com)
Geef je concentratie een boost met muziek die speciaal is ontwikkeld om je concentratie te bevorderen in plaats van te verbreken. - Textexpander (https://smilesoftware.com)
Helpt je om sneller teksten te schrijven door te onthouden wat je vaak gebruikt en dit voor je te gebruiken. - Spritz (http://www.spritzinc.com)
Laat je tekst veel sneller lezen en beter begrijpen dan normaal. - Slack (https://slack.com)
Communicatie tool die je extreem makkelijk laat communiceren met collega’s over bepaalde issues. - Pocket (https://getpocket.com)
Een handige tool waarin je belangrijke informatie kan opslaan om het op een later moment snel te kunnen lezen. Te integreren met veel verschillende programma’s. - If This Than That (https://ifttt.com)
Connect alle activiteiten en apps die je hebt met elkaar en laat geautomatiseerde acties uitvoeren via deze tool.
Conclusie
Om je efficiëntie te vergroten is het belangrijk om zo veel mogelijk afleiding te verwijderen uit je manier van werken.
Plan momenten in voor zaken die je tot nu toe hebt laten gebeuren om activiteiten beter te stroomlijnen en meer rust en concentratie te creëren op de momenten dat dit nodig is. Verwijder zo veel mogelijk notificaties of spoedjes en zorg voor een werkomgeving waar je geconcentreerd kan werken.
Zo krijg je meer gedaan en hou je meer tijd over voor andere activiteiten. Daarnaast zorgt het voor een voldaan gevoel en meer plezier op de werkvloer.
Welke lifehacks gebruik jij tijdens je werk? Laat het ons weten via de opmerkingen hieronder!
